O powszechnie znanej, lecz rzadko stosowanej zasadzie Pareto

Skup uwagę na kluczowych 20% czynności w pracy, by zwiększyć efektywność i produktywność

C
zy zastanawiałeś się kiedyś nad różnicą, jaka istnieje pomiędzy uczuciem zapracowania i zabiegania, a prawdziwą efektywnością? Jeżeli nigdy nie przeszło Ci to przez myśl, artykuł ten może zmienić sposób, jakim zarządzasz czasem na zawsze, oszczędzając tym samym wiele godzin pracy a uzyskując lepsze wyniki.

Jeśli podczas dnia pracy, masz wrażenie, że jesteś bardzo zajęty i zapracowany, oraz brakuje Ci czasu na wiele czynności, to prawdopodobnie stan ten tłumaczysz naturą swojego stanowiska. Byś może fakt bycia bardzo zajętym, a wręcz tym zmęczonym, napawa Cię dumną. Natomiast brak tego poczucia wiąże się z uczuciem winy i niewygody oraz chęcią załatania czasu dodatkowymi zajęciami, niekoniecznie efektywnymi.

Zasada Pareto mówi, że 20% wkładu włożonego w pracę produkuje 80% wyników. Bez względu na to, czy teoria wzbudziła w Tobie ekscytację czy też podejrzenia, trikiem jest zidentyfikowanie właśnie 20% Twoich wysiłków, byś mógł stać się bardziej produktywnym pracownikiem, bardziej zrelaksowanym i mniej zestresowanym. Co więcej, istotne jest wyzbyć się nawyków bądź czynności, które nie pomagają w osiąganiu najwyższych z możliwych wyników. Zatem do dzieła!

20% z 80%

Być może słyszałeś o zasadzie Pareto, może wprowadziłaś ją już do swojego życia? A może słyszałaś o niej i na tym zakończyłaś nawiązywanie znajomości z jakże fascynującą teorią. W roku 1906 włoski ekonomista- Vilfredo Pareto zauważył pewne zjawisko, a mianowicie, 80% włoskich ziem, należało do zaledwie 20% społeczeństwa. Od tamtej też pory, ustanowił uniwersalną zasadę, która może zostać zaadoptowana do każdej sytuacji, w której mniejszość wkładów/efektów/ludzi, zwana częścią „ważną bądź istotną” owocuje w największe efekty. W dziale sprzedaży, sprawa ma się następująco, 80% sprzedaży wypracowuje 20% najlepszych handlowców, podczas gdy 80% zysków, pochodzi od 20% klientów. Z życia osobistego natomiast, prawdopodobnie 20% swojej odzieży wykorzystujesz w 80% sytuacjach i tak bez końca.
Podobnie sytuacja ma się do miejsca pracy oraz Twoich obowiązków. Z pewnością bez problemu zidentyfikować możesz kilka czynności, które są bardzo wartościowe i przynoszą najlepsze wyniki. Istnieje nieskończona ilość możliwości, w których możesz wykorzystać zasadę Pareto w miejscu pracy. Oczywiście na uwadze należy mieć fakt, że często specyfika stanowiska pracy nie pozwala na wykluczenie czynności zajmujących wiele czasu i a przynoszących mizerne efekty.

Kilka wskazówek, by zmaksymalizować efektywność pracy:

·         Wykonywanie czynności, które stanowią Twoje 20% (może to pisanie raportu, stworzenie istotnej prezentacji bądź rozmowa konferencyjna, napisanie artykułu bądź reportażu) o takiej porze dnia, o której jesteś u szczytu energii.
·         Wyjście w czasie przerwy na lunch, na siłownię, po której z zastrzykiem energii móc będziesz przystąpić do pracy z wysoką zawartością tlenu w organizmie, bądź może spacer do pracy zamiast dojazdu samochodem, który wprawi Cię w pozytywny nastrój i doda siły, energii na cały dzień.
·         Zidentyfikowanieo jakiej porze dnia, czujesz się najbardziej wyssany z energii, wtedy też móc będziesz poświęcić czas czynnościom mniej istotnym i mniej wartościowym, może to po południu, kiedy poziom energii opada, a może to ostatnia godzina pracy?
·         Może słowa takie jak „dzień dobry”; „dziękuję”; „proszę”; „jak się masz”: „pięknie dziś wyglądasz”; otaczanie innych szacunkiem, będące zaledwie małą fatygą i uprzejmością, właśnie tym 20%, spowoduje, że Twoja relacja z innymi ulegnie poprawie, przynosząc tym samym wiele pozytywnych efektów?

Czas próby:

Jako ekspert swojego stanowiska pracy, z pewnością zidentyfikowałeś czynności stanowiące 20% i przynoszące największe efekty w ciągu dnia, a także te, które w wartości tą są uboższe (sprawdzanie poczty, na przykład na telefonie Blackberry co 7-8 minut, konta na facebooku, plotki z innymi). Wykorzystując własne wskazówki oraz te zapożyczone od innych ekspertów z branży, zapraszam Cię do następującego eksperymentu.
1.      Zaraz z rana, gdy rozpoczniesz swój dzień pracy, zapisz na liście TO DO bądź na samoprzylepnej kartce, co jest Twoim 20% na dzisiejszy dzień. Jaka czynność, przyniesie najlepsze rezultaty oraz korzyści. Kartkę tą przyklej na biurku bądź wyświetlaczu ekranu (pomysł odnośnie kartki samoprzylepnej zapożyczony został od Greg McKeown). Wykonaj tą czynność od razu, zanim przejdziesz do innych czynności, takich jak sprawdzanie emaili bądź rozmowy z kolegami.
Następnie, po zakończonym dniu pracy, z poczuciem realizacji Twojego celu, zapisz w taki sam sposób, co stanowić będzie 20% na dzień jutrzejszy, kartkę przykleić możesz na biurku bądź ekranie. Niech pierwszą rzeczą jaką wykonasz dnia następnego będzie wykonanie tej czynności. Z czasem, dodawaj ich coraz więcej, bo dzięki zmianie sposobu myślenia, na temat Twoich obowiązków, stopniowo stawać się będziesz osobą bardziej efektywną i produktywną oraz świadomą.
2.      Posiadaj jasno wytyczone ramy czasowe co do wykonywanych czynności. Jeżeli za cel przybierasz sobie ukończenie raportu, to jasno ustal czas i nie przekraczaj go, niech rama czasowa będzie motywatorem, gdyż długie zostawanie w pracy, może wiązać się z wykonywaniem czynności mało efektywnych, mało produktywnych i bez celu. Może warto zaplanować inną czynność po pracy, która stanowić będzie w pewnym sensie zobowiązanie się do wyjścia z pracy o określonej godzinie i nie pozostawianiu bez sensu i bez potrzeby długie godziny. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdy sporadycznie pozostawać możesz dłużej w pracy i absolutnie możesz być efektywny, czas ten może także wytłumaczony zostać zasadą Pareto, lecz długie godziny pracy nie mogą wziąć kontroli na Twoim życiem prywatnym, zdrowotnym, rodzinnym.
3.      Zidentyfikuj co najmniej 5 czynności, którym dedykujesz 80% czasu w pracy a produkują one zaledwie 20% efektów. Spisz je już teraz, oraz konsekwentnie wyeliminuj, bądź zminimalizuj je, a zauważysz jak produktywnym człowiekiem będziesz się stawać.     

(Artykuł powstał w oparciu o materiały własne, wykorzystywane podczas szkolenia: Goal Mapping. Jednym z elementów programu Goal Mapping jest identyfikacja 20% czynności, jakie dają największe i najbardziej satysfakcjonujące wyniki)   

  
KRYSTYNA LITWA

Akredytowany Coach i Praktykantka Goal Mappingu.